Akta osobowe na nowych zasadach oraz RODO w kadrach

O szkoleniu

Pracujesz w dziale HR lub kadr?

Przygotuj się na nowe zasady prowadzenia akt osobowych wynikające z nowelizacji KP i dowiedz się jakie zmiany wprowadziło RODO. Szkolenie uwzględnienia najnowszą nowelizację zmieniającą zakres danych pozyskiwanych od kandydata do pracy i pracownika oraz danych socjalnych. Dzięki naszemu szkoleniu, poznasz skuteczne narzędzia, które pomogą Ci w codziennej pracy, co pozwoli Ci zaoszczędzić czas i lepiej wykonywać swoje zadania.

Co zmienia się w przepisach?

• Od 1 stycznia 2019 roku weszły nowe przepisy w Kodeksie Pracy, które regulują zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej
• Od 25.05.2018 obowiązuje RODO, które wymusiło zmiany w przechowywaniu danych, w tym pracowniczych
• Nowelizacja zmieniająca zakres danych pozyskiwanych od kandydata do pracy i pracownika oraz danych socjalnych
• Planowana jest nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie żądania i przetwarzania danych osobowych

Cel szkolenia:
Celem szkolenia jest usystematyzowanie wiedzy z zakresu zmian w Kodeksie Pracy obowiązujących od stycznia 2019 roku, zmian prawa wynikających z RODO z uwzględnieniem najnowszej nowelizacji zmieniającej zakres danych pozyskiwanych od kandydata do pracy i pracownika oraz danych socjalnych, a także z zakresu planowanych nowelizacji.

Teoria to za mało, najważniejsza praktyka!

Szkolenie ma charakter warsztatowy, omawiane zagadnienia wykładowca prezentuje na podstawie konkretnych sytuacji życiowych i wyliczeń. Przedstawia również interpretacje PIP i resortu pracy oraz najnowsze orzecznictwo sądowe w tych kwestiach.
Uczestnicy mogą na bieżąco zadawać pytania, a zgłaszane wątpliwości rozwiązać na przykładach. Prelegent omówi już przygotowane dokumentacje lub sporządzi razem z uczestnikami wzory nowych druków, by uczestnicy mogli pracować na przykładach, z którymi spotykają się na co dzień w swojej pracy. Zatem oprócz teorii, poznasz praktyczne aspekty prowadzenia akt osobowych, prelegent krok po kroku pokaże Ci jak prowadzić dokumentację zgodną z ostatnimi zmianami prawnymi.
Prosimy o przyniesienie kalkulatorów.

Korzyści ze szkolenia:
•    Pogłębisz wiedzę z zakresu prowadzenia dokumentacji pracowniczych i ostatnich zmian prawnych
•    Rozwiniesz swoje kompetencje, staniesz się ekspertem
•    Twoja codzienna praca stanie się łatwiejsza i efektywniejsza
•    Zaoszczędzisz czas
•    Unikniesz wysokich kar administracyjnych

Każdy uczestnik szkolenia otrzyma w prezencie książki: "Kodeks pracy ze zmianami na 2019 r. Ujednolicone przepisy z komentarzem do zmian" oraz "Akta osobowe po 1 stycznia 2019 r. – prowadzenie, przechowywanie, zmiany" o łącznej wartości 108 zł.

 

---

Akta osobowe na nowych zasadach oraz RODO w kadrach

Szkolenie odbędzie się: 10 Kwietnia 2019r.

Program

Szkolenie odbędzie się w godzinach 10.00 - 16.00.

1) Przewodnik po zmianach w dokumentacji pracowniczej obowiązujących od 1.01.2019r.

• skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zrównanie pod względem prawnym papierowej i elektronicznej postaci prowadzenia dokumentacji
• zamianana zakresu danych osobowych i reguł ich pozyskiwania od kandydatów do pracy i pracowników
• nowa zawartość akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej
• podstawy prawne wymienionych zmian;

2) Zasady prowadzenia od 1.01.2019 r. papierowych akt osobowych pracowników

• podział na 4 części i ewentualnie części na podzbiory
• zasada układu chronologicznego i numeracji w ramach każdej części
• wymienialny i łatwy do korekty spis treści
• przyjmowanie tylko kopii
• albo postać papierowa, albo elektroniczna
• dokumenty co do zasady w języku polskim
• poświadczanie za zgodność z oryginałem
• sytuacje szczególne (ponowne zatrudnienie byłego pracownika, zatrudnienie obecnego pracownika na drugą umowę o pracę, transfer zakładu pracy, śmierć pracownika);

3) Zawartość części A akt osobowych (kandydat do pracy) od 1.01.2019r.

• jakie dane osobowe będzie można odbierać od kandydata do pracy po zmianach
• oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• sposób i forma odbioru danych osobowych (oświadczenie i potwierdzenie)
• kwestionariusz osobowy dla kandydatów do pracy
• potwierdzanie doświadczenia, kwalifikacji i wykształcenia na nowych zasadach
• gromadzenie orzeczeń lekarskich i skierowań na badania
• porównanie zawartości części A wedle obecnego i przyszłego stanu prawnego;

4) Zawartość części B akt osobowych (nawiązanie i przebieg stosunku pracy) od 1.01.2019r.

• dane osobowe, jakich będzie można żądać od pracownika
• kwestionariusz osobowy dla pracownika
• umowa o pracę
• podstawowa i rozszerzona informacja o warunkach zatrudnienia
• wypowiedzenie warunków pracy i/lub płacy oraz zmiana umowy o pracę w innym trybie
• dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich pracowników
• dokumenty związane z korzystaniem z urlopu bezpłatnego
• skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
• zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP
• dokumenty dotyczące przyznania nagrody lub wyróżnienia, nałożenia kary porządkowej, podnoszenia kwalifikacji zawodowych
• możliwość podziału na podzbiory B1, B2, B3 itd.
• porównanie zawartości części B wedle obecnego i przyszłego stanu prawnego;

5) Zawartość części C akt osobowych (rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy) od 1.01.2019r.

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
• kopia wydanego świadectwa pracy
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
• umowa o zakazie konkurencji obowiązująca po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
• skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających;

6) Zawartość nowej części D akt osobowych (odpowiedzialność porządkowa pracowników) od 1.01.2019r.

• możliwość podziału na podzbiory D1, D2, D3 itd.
• sposób postępowania w razie zatarcia kary porządkowej;

7) Zawartość pozostałej dokumentacji zatrudnieniowej

• dokumentacja indywidualna (ewidencja czasu pracy, ubieganie się i korzystanie z urlopu wypoczynkowego, karta wynagrodzenia i wypłaconych świadczeń ze stosunku pracy, karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego)
• dokumentacja zbiorowa (dotycząca podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych i wypadków)
• albo postać papierowa, albo elektroniczna;

8) Elektronizacja akt osobowych pracownika począwszy od 1.01.2019r.

• zmiana postaci prowadzenia i przechowywania akt osobowych (warunki techniczne, zawiadomienie pracownika i byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci, wydanie dokumentacji, terminy)
• dołączanie dokumentu papierowego do e-akt,
• minimalne wymogi wobec systemu teleinformatycznego do obsługi e-akt (zabezpieczenie przed utratą, integralność, dostępu osób uprawnionych, cykliczne kopiowanie, systematyczna analiza zagrożeń itd.)
• sposoby zabezpieczenia elektronicznej dokumentacji
• przenoszenie e-dokumentacji między systemami teleinformatycznymi (metadane, uporządkowanie dokumentów i metadanych w odpowiednich plikach
• przejście z postaci elektronicznej w papierową;

9) Wydawanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej

• obowiązek pracodawcy wykonywany nieodpłatnie
• osoby uprawnione do składania wniosku o wydanie kopii fragmentu lub całości dokumentacji,
• forma wniosku, termin, sposób wydania;

10) Obowiązkowe skrócenie okresu przechowywania dokumentacji

• obligo dla zatrudnionych od 1.01.2019 r.
• od kiedy biegnie skrócony okres przechowywania
• kiedy dłuższe okresy przechowywania (prace górnicze, trwające postępowania, ponowne zatrudnienie pracownika),
• zawiadomienie pracownika (obecnego i byłego) o okresie przechowywania i możliwości odbioru dokumentacji po upływie tego okresu (warz z wydaniem świadectwa pracy);

11) Dobrowolne skrócenie okresu przechowywania dokumentacji – krok po kroku

• beneficjenci dobrowolnego skrócenia (pracownicy i zleceniobiorcy zatrudnieni między 1.01.1999 a 31.12.2018)
• warunki dobrowolnego skrócenia okresu przechowywania (min. oświadczenie zamiaru złożenia raportów informacyjnych, przekazanie raportów ZUS RIA)
• terminarz  składania raportów informacyjnych za osoby objęte dobrowolnym skróceniem
• elementy nowego raportu informacyjnego ZUS RIA i jego elementy
• zmiany w pozostałych drukach ZUS
• wzór pouczenia dla pracownika i zleceniobiorcy, za którego płatnik złoży raport ZUS RIA;

12) RODO w kadrach od 25.05.2018 r. i w świetle zmian zapowiadanych od 1.01.2019r.

• zasady ochrony danych osobowych członków załogi
• inspektor ochrony danych osobowych
• upoważnienia do przetwarzania danych osobowych członków personelu
• umowa podpowierzenia
• zgoda na dobrowolne przetwarzanie danych
• informacja o prawach członka załogi w zakresie ochrony danych osobowych
• ocena skutków dla ochrony danych osobowych
• rejestr czynności przetwarzania
• wzorcowe ogłoszenia rekrutacyjne po 25.05.2018 r. i 1.01.2019 r.;

13) Pozyskiwanie informacji o niekaralności członka załogi od 27.06.2018r.

• pracodawcy uprawnieni do sprawdzania karalności (sektor finansowy)
• osoby podlegające weryfikacji
• zakres badanej niekaralności (przestępstwa umyślne i nieumyślne wymienione w ustawie)
• procedura badania niekaralności (oświadczenie, a na żądanie pracodawcy - informacja z KRK, częstotliwość co do zasady raz na rok, zwrot kosztów pracownikowi, terminy)
• sankcje;

14) Monitoring w miejscu pracy (pomieszczeń i narzędzi pracy)

• gdzie bez monitoringu
• zasady wprowadzenia w zakładzie pracy
• obowiązki informacyjne.

Szkolenie zostanie poprowadzone w sposób warsztatowy. Oprócz wykładu merytorycznego według podanego programu prelegent omówi już przygotowane lub sporządzi razem z uczestnikami wzory nowych druków, m.in.
✔    zawiadomienie o zmianie postaci dokumentacji i możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji
✔    zawiadomienie lub pouczenie o długości okresu przechowywania dokumentacji i możliwości jej odbioru po upływie tego okresu
✔    upoważnienie do przetwarzania danych osobowych członków załogi
✔    zgoda na dobrowolne przetwarzanie danych osobowych
✔    umowa podpowierzenia
✔    informacja dla członka załogi o prawach w zakresie ochrony danych osobowych.

Omawiane zagadnienia wykładowca prezentuje na podstawie konkretnych sytuacji życiowych i wyliczeń. Przedstawia również interpretacje PIP i resortu pracy oraz najnowsze orzecznictwo sądowe w tych kwestiach. Uczestnicy mogą na bieżąco zadawać pytania, a zgłaszane wątpliwości rozwiązać na przykładach. Prosimy o przyniesienie kalkulatorów.
 

---

---

Lokalizacja i termin wydarzenia

Miejscowość: Warszawa
Adres: ul. Łotewska 9A
Miejsce szkolenia: Wiedza i Praktyka
Opis lokalizacji: Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany miejsca szkolenia, by dostosować salę do komfortu uczestników obecnych na szkoleniu. Zawsze będzie to sala blisko centrum, z dobrym dojazdem.  
Termin: 10 Kwietnia 2019
Cena: 620 zł netto (762,60 zł brutto)

Co obejmuje cena

Warunki uczestnictwa